Termos de Uso — Plataforma Olcen RH

1.1. Estes Termos têm por objeto regular as condições de contratação, acesso e uso da plataforma Olcen RH, solução de gestão de recursos humanos por competências que abrange, entre outros módulos, avaliação de desempenho (CHA), enquadramento de cargos, recrutamento e seleção, onboarding, controle de ponto com geolocalização, gestão de férias, canal de denúncias e portal do colaborador.

1.2. A aceitação destes Termos ocorre no momento da contratação do serviço pela empresa-cliente, do primeiro acesso à plataforma ou da criação de credenciais de usuário, o que ocorrer primeiro. O uso continuado da plataforma constitui manifestação inequívoca de concordância com a versão vigente destes Termos.

1.3. A relação comercial entre a Olcen e a empresa-cliente pode ser detalhada em contrato de prestação de serviços, proposta comercial ou ordem de serviço específicos. Em caso de conflito entre estes Termos e o contrato firmado entre as partes, prevalecerá o contrato quanto às cláusulas comerciais nele expressamente disciplinadas.

1.4. A pessoa física que aceita estes Termos em nome de uma empresa-cliente declara possuir poderes e capacidade legal para vincular a referida pessoa jurídica.

Para os fins destes Termos, aplicam-se as seguintes definições:

• Plataforma ou Olcen RH: o software como serviço (SaaS) de gestão de recursos humanos disponibilizado pela Olcen, incluindo aplicações web, aplicativos móveis, módulos, APIs, integrações e respectiva infraestrutura.
• Empresa-cliente: a pessoa jurídica empregadora que contrata a plataforma para gerir seus processos de recursos humanos e que, na qualidade de controladora, decide sobre o tratamento dos dados pessoais de seus colaboradores.
• Usuário: toda pessoa física autorizada a acessar a plataforma mediante credenciais próprias, podendo atuar em diferentes perfis de acesso (por exemplo, administrador de RH, gestor, supervisor ou colaborador).
• Colaborador: a pessoa física vinculada à empresa-cliente (empregado, prestador ou candidato, conforme o caso) cujos dados pessoais são tratados na plataforma por determinação da empresa-cliente.
• Conta: o conjunto de credenciais e de configurações que identifica e autentica um usuário na plataforma.
• Controladora, Operadora, Titular, Tratamento e Dado pessoal: têm o significado que lhes atribui a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD).

3.1. O acesso à plataforma depende de cadastro e da criação de credenciais individuais. As credenciais são pessoais e intransferíveis, e o usuário é responsável por mantê-las em sigilo.

3.2. O usuário compromete-se a fornecer informações cadastrais verdadeiras, exatas e atualizadas, respondendo pela veracidade dos dados informados.

3.3. A plataforma disponibiliza autenticação multifator (MFA) como mecanismo adicional de segurança. A empresa-cliente pode exigir o uso obrigatório de MFA para seus usuários, e a Olcen recomenda fortemente sua adoção, especialmente para perfis administrativos.

3.4. Toda atividade realizada por meio de uma conta presume-se de responsabilidade do respectivo usuário. O usuário deve comunicar imediatamente à empresa-cliente e à Olcen qualquer uso não autorizado, perda ou comprometimento de suas credenciais.

3.5. A Olcen poderá registrar dados de acesso (como data, hora, endereço IP e eventos de autenticação) para fins de segurança, prevenção a fraudes, auditoria e cumprimento de obrigações legais, conforme detalhado na Política de Privacidade.

3.6. A Olcen poderá suspender preventivamente o acesso de uma conta diante de indícios de comprometimento de segurança, uso indevido ou violação destes Termos, comunicando a empresa-cliente sempre que possível.

4.1. A Olcen concede à empresa-cliente e aos seus usuários autorizados uma licença limitada, não exclusiva, intransferível e revogável para acessar e utilizar a plataforma durante a vigência da contratação, exclusivamente para os fins legítimos de gestão de recursos humanos.

4.2. A licença não transfere qualquer direito de propriedade sobre a plataforma e não autoriza usos além dos expressamente previstos nestes Termos.

4.3. É vedado ao usuário e à empresa-cliente, entre outras condutas:

• copiar, modificar, descompilar, realizar engenharia reversa ou tentar extrair o código-fonte da plataforma, salvo nos limites permitidos em lei;
• sublicenciar, revender, alugar ou ceder o acesso à plataforma a terceiros não autorizados;
• utilizar a plataforma para finalidade ilícita, fraudulenta ou que viole direitos de terceiros;
• inserir, transmitir ou armazenar conteúdo ilícito, ofensivo, discriminatório, difamatório ou que viole a legislação aplicável;
• tentar obter acesso não autorizado a contas, sistemas, dados ou redes associados à plataforma;
• introduzir códigos maliciosos, realizar testes de intrusão não autorizados ou comprometer a disponibilidade, a integridade ou a segurança da plataforma;
• utilizar mecanismos automatizados de coleta de dados (scraping) ou sobrecarregar a infraestrutura de forma abusiva.

5.1. Responsabilidades da Olcen. A Olcen compromete-se a disponibilizar a plataforma conforme estes Termos, adotar medidas técnicas e administrativas de segurança apropriadas para proteger os dados tratados e prestar suporte nos termos contratados.

5.2. No tratamento dos dados pessoais dos colaboradores, a Olcen atua como OPERADORA, tratando esses dados em nome e segundo as instruções documentadas da empresa-cliente, que é a CONTROLADORA. A Olcen não utilizará tais dados para finalidades próprias estranhas à prestação do serviço.

5.3. Quanto aos dados de conta dos usuários que acessam a plataforma (como nome, e-mail, senha em formato de hash, registros e logs de acesso, endereço IP e dados de autenticação multifator), a Olcen atua como CONTROLADORA, tratando-os para viabilizar o acesso seguro, a operação e a segurança da plataforma.

5.4. Responsabilidades da empresa-cliente. A empresa-cliente, na qualidade de controladora dos dados de seus colaboradores, é responsável por: definir as finalidades e os meios essenciais do tratamento; assegurar a existência de base legal adequada (nos termos dos arts. 7º e 11 da LGPD); prestar as informações e obter eventuais consentimentos quando aplicável; e atender às requisições dos titulares.

5.5. A empresa-cliente é responsável pela gestão dos perfis e permissões de seus usuários, pela exatidão dos dados que insere ou determina inserir na plataforma e pela licitude das finalidades de uso de cada módulo, incluindo o controle de ponto com geolocalização.

5.6. A empresa-cliente declara que o tratamento de dados realizado por meio da plataforma observa as bases legais aplicáveis à relação de trabalho, tais como execução de contrato, cumprimento de obrigação legal ou regulatória (inclusive trabalhista, previdenciária, eSocial e de controle de jornada) e legítimo interesse, recorrendo ao consentimento apenas quando essa for a base legal adequada. Especificamente quanto ao controle de ponto e à geolocalização associada, a base legal não é o consentimento, mas a execução do contrato de trabalho e o cumprimento de obrigação legal de registro de jornada.

6.1. A plataforma Olcen RH, incluindo seu código, design, marcas, logotipos, bancos de dados estruturais, funcionalidades, metodologias de avaliação por competências e demais elementos, é de titularidade exclusiva da Olcen ou de seus licenciantes, sendo protegida pela legislação de propriedade intelectual.

6.2. Nenhuma disposição destes Termos transfere à empresa-cliente ou aos usuários qualquer direito de propriedade intelectual sobre a plataforma, ressalvada a licença de uso prevista na Seção 4.

6.3. Os dados inseridos pela empresa-cliente e por seus colaboradores permanecem de titularidade da empresa-cliente e de seus respectivos titulares. A Olcen os trata exclusivamente para a prestação do serviço, nos termos da Seção 5 e da Política de Privacidade.

6.4. Eventuais sugestões, comentários ou propostas de melhoria fornecidos pela empresa-cliente ou por usuários poderão ser utilizados pela Olcen no aprimoramento da plataforma, sem que isso gere obrigação de remuneração ou de atribuição.

7.1. O tratamento de dados pessoais no âmbito da plataforma observa a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e é detalhado na Política de Privacidade da Olcen RH, que integra estes Termos para todos os fins.

7.2. Conforme a Seção 5, a empresa-cliente é controladora dos dados de seus colaboradores e a Olcen atua como operadora desses dados; quanto aos dados de conta dos usuários, a Olcen atua como controladora.

7.3. São assegurados aos titulares os direitos previstos no art. 18 da LGPD, entre eles: a confirmação da existência de tratamento; o acesso aos dados; a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade; a portabilidade; a informação sobre o compartilhamento de dados; e a revogação do consentimento, quando esta for a base legal.

7.4. Quando a empresa-cliente for a controladora, as requisições de titulares (colaboradores) serão encaminhadas e respondidas pela empresa-cliente, na qualidade de empregadora responsável pelo tratamento; a Olcen, como operadora, apoiará a empresa-cliente no atendimento dessas requisições, nos limites técnicos e contratuais.

7.5. Para questões relativas à privacidade e à proteção de dados, o Encarregado (DPO) da Olcen pode ser contatado pelo e-mail [email protected] ou pelo telefone (47) 98873-6930.

8.1. A Olcen empreenderá esforços comercialmente razoáveis para manter a plataforma disponível de forma contínua, ressalvadas as interrupções necessárias.

8.2. A plataforma poderá ser temporariamente interrompida para manutenção programada, atualizações, correções de segurança ou por motivos de força maior. Sempre que possível, a manutenção programada será comunicada com antecedência e realizada em janelas de menor impacto.

8.3. As condições específicas de nível de serviço (SLA), canais e horários de suporte, quando aplicáveis, serão definidas no contrato de prestação de serviços ou na proposta comercial firmados com a empresa-cliente.

8.4. A Olcen poderá evoluir, modificar ou descontinuar funcionalidades da plataforma, buscando preservar as finalidades essenciais contratadas e comunicando previamente alterações relevantes sempre que viável.

9.1. A plataforma é fornecida como ferramenta de apoio à gestão de recursos humanos. As decisões de gestão de pessoas, bem como o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e regulatórias decorrentes do uso da plataforma, são de responsabilidade exclusiva da empresa-cliente.

9.2. Na máxima extensão permitida pela legislação aplicável, a Olcen não se responsabiliza por danos indiretos, lucros cessantes, perda de dados decorrente de ato ou omissão da empresa-cliente ou de seus usuários, nem por indisponibilidades causadas por terceiros, força maior ou caso fortuito.

9.3. A Olcen não responde pela exatidão, licitude ou adequação dos dados e conteúdos inseridos pela empresa-cliente e por seus usuários, tampouco pelas finalidades de uso por eles definidas.

9.4. Eventuais limites de responsabilidade financeira entre a Olcen e a empresa-cliente, quando estabelecidos, observarão o disposto no contrato de prestação de serviços firmado entre as partes. Nenhuma disposição desta Seção exclui responsabilidades que não possam ser limitadas ou afastadas por força de lei.

10.1. Estes Termos vigoram a partir da aceitação e permanecem em vigor enquanto durar a contratação da plataforma pela empresa-cliente.

10.2. A Olcen poderá suspender o acesso, total ou parcialmente, em caso de violação destes Termos, de inadimplemento contratual ou de risco à segurança da plataforma, observada, quando aplicável, a comunicação prévia e a oportunidade de regularização prevista em contrato.

10.3. A contratação poderá ser rescindida nas hipóteses e segundo as condições previstas no contrato de prestação de serviços firmado entre as partes.

10.4. Encerrada a contratação, a Olcen disponibilizará à empresa-cliente, quando solicitado e dentro de prazo razoável, a exportação dos dados, procedendo em seguida à eliminação ou à anonimização dos dados pessoais tratados como operadora, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória por força de lei ou regulação. O tratamento de dados após a rescisão observará a Política de Privacidade e a LGPD.

11.1. A Olcen poderá alterar estes Termos para refletir mudanças legais, técnicas, de funcionalidades ou de modelo de negócio.

11.2. Alterações relevantes serão comunicadas à empresa-cliente por meios razoáveis, como aviso na plataforma ou comunicação ao contato cadastrado, com antecedência adequada sempre que possível.

11.3. O uso continuado da plataforma após a entrada em vigor da nova versão dos Termos implica concordância com as alterações. A versão vigente, com a respectiva data de atualização, estará sempre disponível na plataforma.

12.1. Estes Termos são regidos e interpretados de acordo com as leis da República Federativa do Brasil.

12.2. Fica eleito o foro da Comarca de Comarca de Pouso Redondo, Estado de Santa Catarina para dirimir quaisquer controvérsias decorrentes destes Termos, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, ressalvadas as hipóteses de competência legalmente estabelecidas em favor do consumidor ou de outra parte, quando aplicáveis.